Pengertian, Dasar Hukum, Jenis Dan Tujuan Arsip Desa


Pada artikel kali ini, saya ingin mencoba untuk menshare terkait pengertian, jenis, Dasar hukum dan tujuan arsip desa.

Arsip desa adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.

Arsip desa memberikan kemudahan dalam pelaksaan kinerja desa. Sehingga dalam pelaksanaan serta tanggungjawabnya dapat direkam dalam bentuk arsip yang disimpan rapih oleh setiap desa.

Arsip memiliki peranan yang sangat penting dalam proses seluruh kegiatan desa. Kearsipan yang rapih menunjukan bahwa desa tersebut menjalankan proses kegiatan kegiatan desa dengan baik.


Jenis Jenis Arsip Desa

Adapun jenis jenis arsip desa diantaranya,

Arsip Dinamis

Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari. Arsip dinamis ini terdiri dari: arsip aktif dan arsip in-aktif

Arsip Statis

Arsip statis ini sebenarnya tidak digunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara tetapi mempunyai nilai pertanggungjawaban nasional.

DASAR HUKUM

Adapun dasar hukum terkait arsip desa antara lain:

1. UU Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Kearsipan

2. PP No. 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip

3. PP No. 38 tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi, Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota

4. Permendagri No. 39  tahun 2005 tentang Pedoman Tata Kearsipan di Daerah 

Jadi kalau berbicara mengenai arsip pemerintahan desa, maka arsip yang tercipta dalam proses penyelenggaraan pemerintahan desa.

TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP PEMERINTAH DESA

Berikut tujun pemberkasan arsip pemerintahan desa:

1. Menjaga kesatuan dan keamanan informasi

2. Mempercepat penemuan kembali arsip secara cepat dan lengkap

3. Membantu saat proses penyusutan

AZAS PENATAAN ARSIP PEMERINTAH DESA

1. Sentralisasi pada sekretaris desa yang ada di bawah tanggungjawab Sekretaris Desa

3. Arsip disimpan setelah digunakan unit pengolah/kerja

JENIS-JENIS ARSIP PEMERINTAH DESA

Berikut jenis jenis kearsipan pemerintah desa

1. Arsip Perangkat Desa

2. Arsip Peraturan Perundang-undangan

3. Arsip Kependudukan

4. Arsip Mutasi Penduduk

5. Arsip Monografi Desa

6. Arsip Pajak Bumi dan Bangunan

ARSIP PERANGKAT DESA

1. Arsip Kepala Desa

2. Arsip Sekretaris Desa

3. Arsip Kepala Urusan

4. Arsip Kepala Dusun

ARSIP PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

1. Undang-undang

2. Peraturan Daerah

3. Surat Edaran

4. Peraturan Bupati

5. Peraturan Desa

6. Peraturan Kepala Desa

7. Keputusan Kepala Desa

ARSIP KEPENDUDUKAN

1. Kartu Keluarga

2. Surat Keterangan

3. Jamkesmas

4. SKTM

5. BLT

6. Raskin

ARSIP MUTASI PENDUDUK

1. Surat Nikah Cerai Talak Rujuk

2. Akte Kelahiran

3. Akte Kematian

4. Laporan Kependudukan

ARSIP MONOGRAFI DESA

1. Pemerintah Desa

2. Batas dan Luas Wilayah

3. Jumlah Penduduk

4. Data Perekonomian

5. Data Keagamaan

SARANA PENATAAN BERKAS PEMERINTAH DESA

Untuk mempermudah pengecekan data arsip desa, maka diperlukan adanya pengelompokkan berkas tersebut. Diantaranya kita bisa menggunakan media pendukung seperti:

1. Perangkat Keras terdiri  dari filing cabinet, lemari arsip, ordner, sekat/guide,folder

2. Perangkat Lunak klasifikasi, kode, indeks, tunjuk silang

Nah, untuk membuat pengelolaan arsip desa yang baik kita bisa melakukan penataan Berkas dengan cara atau metode menata, mengatur, menyimpan arsip di dalam suatu susunan yang sistematis dan logis. Yaitu dengan menggunakan klasifikasi, indeks dan tunjuk silang Penyusutan Berkas kegiatan penyusutan arsip. Sehingga kearsipan desa benar benar tersusun dengan rapih dan memberikan kemudahan apabila di kemudian hari membutuhkan arsip tersebut sebagai rujukan atau pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan kegiatan desa.

Itulah informasi terkait pengertian, jenis, Dasar hukum dan tujuan arsip desa. Semoga bermanfaat. Wassalam.

No comments

Ads